Il Contract Business inteso come sistema di fornitura di arredi privati, HoReCa, navali etc. richiede organizzazione, processi e metodi di lavoro dedicati e costruiti ad hoc, ma dipende anche al livello di fornitura contract a cui l'azienda si riferisce.
La complessità del Contract Business
La complessità del Contract Business è condizionata dall’approccio che l’azienda ha intrapreso, nei casi più semplici possiamo paragonare la produzione e la gestione ad una grossa “Commessa Contract”, con prodotti a catalogo, personalizzati o speciali ossia dedicati solo a quel singolo progetto. In realtà i casi più interessanti, in termini di redditività, si verificano quando siamo in presenza di progetti Chiavi in mano o ALL-Inclusive perché non si tratta solo di vendere un prodotto finito, bensì di vendere anche servizi, quindi una maggiore redditività prolungata nel tempo.
Il progetto “Chiavi in Mano” comprende oltre alla fornitura del prodotto Core Business anche prodotti accessori a completamento dell’ambiente e soprattutto il montaggio in loco dei prodotti.
Il progetto “All-Inclusive” comprende tutti i prodotti e servizi del “chiavi in mano” oltre ad altri servizi come la manutenzione e l’assistenza tecnica o altri servizi accessori.
Di seguito una matrice che mette in relazione i tre diversi approcci e i processi interessati:
Quali sono le figure principali e più frequenti in un Contract Business
Le figure che partecipano ad un contract business sono diverse, interne ed esterne all’azienda, le più comuni sono riportate nella figura sottostante.
Internamente all’azienda la prima figura importante è il Contract Manager ossia una figura tecnico-commerciale che gestisce il cliente e si occupa prevalentemente di individuare la soluzione da proporre, l’offerta e l’ordine compreso di contrattualistica. La contrattualistica nel Contract Business è molto importante perché normalmente contiene vincoli e penali. Il contratto se ben redato è una grande opportunità perché può trasformare ogni variazione in una nuova offerta, quindi un incremento di fatturato.
L’altra figura fondamentale in un progetto di Contract Business è il Project Manager, una figura trasversale che segue tutto il progetto dalla gestione delle specifiche all’offerta e shopdrowing, agli approvvigionamenti e alla produzione fino alla logistica e al montaggio in loco. Il Project Manager è anche colui che gestisce i costi e che assicura la redditività.
Se il modello di Business del Contract prevede un modello Chiavi in Mano o All-Inclusive, questo richiede un'organizzazione dedicata, ecco perchè spesso è necessario avere una Divisione Contract separata e indipendente.
La redditività è un argomento molto critico nel contract
La redditività delle commesse contract sono soggette ad alta variabilità, a favore del produttore o del cliente in funzione di come sono state stabilite le clausole di variazione delle specifiche. E' quindi fondamentale conoscere la struttura dei costi in modo preciso e ottenere le offerte dei fornitori in tempi brevi.
Inoltre se ci troviamo in presenza di un “Contract Chiavi in Mano” o "All-Inclusive" gli acquisti comprendono servizi e prodotti no core business che potrebbero includere nuovi fornitori ed alto rischio di acquisto a bassa redditività.
Altra nota importante sono i tempi di consegna, un progetto può rimanere dormiente anche per anni dalla firma al momento che il Building è pronto per l’arredamento, la pianificazione avviene per step, stato di avanzamento e i ritardi sono spesso legati a penali.
Si comprende che la gestione delle specifiche, la contrattualistica e la pianificazione delle attività sono fondamentali per evitare contratti che minano la redditività e/o il rischio di penali.
Quale metodo e quali strumenti prevede il Contract Business Model?
Il metodo di gestione del Contract che abbiamo creato e affinato negli anni di esperienza è un sistema di Project Management che utilizza una doppia WBS (Work Breakdown Structure), anche definita come “scomposizione strutturata del progetto“.
La prima WBS ha tutte le fasi del contract dall’offerta all’installazione, mentre la seconda parte gestisce tutta la fornitura divisa ad esempio per piano, appartamento, ambiente, elemento e in fine la singola parte.
Il nostro modello permette di codificare il singolo elemento di qualsiasi appartamento e ambiente collegando tutte le persone interessate alla modifica e alla gestione delle informazioni, quindi il sistema è molto potente nella gestione delle specifiche e nella variazione delle stesse durante tutta la durata del progetto.
La WBS permette anche di legare costi, tempi e responsabili di ogni singola parte in modo da rendicontare tutte le attività nello stato di avanzamento del progetto.
Infine anche lo strumento è importante, il nostro Modello di Contract Business è stato creato in un software di Project Management che permette di pianificare tutte le attività, di monitorare lo stato di avanzamento e di collegare ad ogni attività un responsabile, tempi e costi, ma è anche possibile allegare file, Check List e infine permette di collegare qualsiasi comunicazione mail o messaggi gestibili anche con APP su Smartphone e Tablet per una comunicazione in tempo reale con le risorse che lavorano in esterno.
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